Membangun Bisnis Berisitem

Sebuah sistem bisnis pasti diperlukan dalam dunia usaha, bahkan dalam kehidupan sehari-hari yang sederhana pun Kita memerlukan sistem yang dapat menjadi acuan agar kehidupan agar Kita dapat beraktivitas dengan baik, effisien, dan efektif. Sistem bisa disebut juga sebuah pola keteraturan. Bisa Anda bayangkan, jika siang dan malam tidak beraturan alias tidak memiliki pola yang teratur, pola bumi mengelilingi matahari yang berjumlah kurang lebih 365 hari,dan pola-pola lainnya. Jika dunia tidak memiliki pola, maka apa yang akan terjadi? saya yakin akan terjadi huru-hara yang hebat.
Mari kita perhatikan disekeliling, perhatikanlah aktivitas sehari-hari di lingkungan kita. Misa : perhatikan cara pembayaran di Mini Market dekat Rumah,  Toko Kelontong dalam melayani pembeli, Toko penjual obat tanaman dan pupuk saat mengambil barang pesanan ke tempat penyimpanan. Bengkel motor atau kendaraan tempat Kita melakukan perawatan.
Meskipun terbilang usaha kecil tetapi mereka sudah memiliki sebuah sistem yang mereka jalankan untuk menunjang aktivitas Mereka. Sistem tersebut memang tidak tertulis hanya berdasarkan pengalaman dan kebiasaan saja. Hal ini bisa disebut juga sebagai sebuah pola yang berulang.
Bagaimana dengan perusahaan yang besar, apakah mereka memiliki sistem juga dalam menjalankan aktivitasnya? tentunya mereka sudah memilikinya bukan? bahkan lebih rapi lagi, hal itu sudah tercatat dalam sebuah manual buku yang wajib dipelajari oleh setiap orang di dalamnya.
Saya akan mengurai, secara singkat sebuah sistem yang baik haruslah memiliki beberapa syarat sbb:

1. Mudah untuk Dimengerti
Mudah dalam artian mudah dimengerti baik oleh Pemilik atau Pelaksana dan juga orang lain yang berhubungan baik secara langsung maupun tidak langsung dengan sistem tersebut. pun demikian dengan Customer sebagai salah satunya yang harus mendapat perhatian juga, para Customer pun harus bisa memahami sistem perusahaan dengan mudah.

2. Sesuai Kebutuhan
Sistem yang ada harus sesuai dengan kebutuhan atau kondisi terkini saat ini. Sebagai contoh jika dalam perusahaan tersebut belum memiliki Sales Coordinator, maka sistem yang ada saat ini untuk kebutuhan otorisasi jangan dipaksakan ada Sales Coordinator. Mungkin untuk sementara dapat diambil alih oleh seorang Head Marketing. Lain hal nya dengan perusahaan yang sudah besar, Misalnya Level Multinasional. ataupun perusahaan kecil yang jumlahnya baru 3 orang misalnya. Keputusan-keputusan unit usahanya masih bisa diserahkan kepada si pemilik usaha.

3. Efisiensi Waktu
Sistem tersebut harus dapat men-support kebutuhan Customer. Apa yang diinginkan Pelangan, tentunya pelayanan yang baik dan cepat bukan? Jangan sampai pelanggan harus menunggu sekian lama karena proses sistem yang lama untuk menghasilkan dokumen yang dibutuhkan, terlebih dokumen tersebut untuk kepentingan internal pemilik sistem. Utamakan pihak eksternal.

4. Selalu Evaluasi

Sistem harus dapat mensupport perkembangan usaha. Sebuah sistem harus dievaluasi terus menerus. Mungkin saja sistem tersebut pada era-nya cukup baik, tetapi karena perkembangan, sistem tersebut menjadi banyak kelemahan. Hal ini biasanya berpengaruh terhadap teknologi, Oleh karena itu harus selalu di-update.
Jadi sebuah sistem dapat dikatakan baik, dilihat dari kriteria diatas dan tentunya dipengaruhi juga dari hal sudut pandang. Dari sudut pandang mana kah Kita melihat sistem tersebut, apakah dari pemilik system, pelanggan atau pihak lain yang terlibat. libatkan semua stakeholder untuk kemajuan usaha, Jika semua pihak merasa sistem tersebut membantu aktivitasnya maka sistem tersebut dapat dikatakan baik.

Oleh : @RiskyIrawanID
dari berbagai sumber